Outlook: Comment organiser une réunion

Réponse: En utilisant Outlook

Convier des collègues à une réunion est souvent un casse-tête. Certains sont disponibles, d’autres pas. L'idéal, pour convenir d'une plage horaire, serait de réunir physiquement tous les participants...

La meilleure solution consiste à utiliser le planificateur de réunion d' Outlook (Meeting Request).

Son fonctionnement est simple : l'organisateur de la réunion fixe la date et l'heure de celle-ci. Puis il ajoute des participants en les sélectionnant dans son carnet d'adresses. Il s'agit de personnes reliées au même réseau local.

Chaque personne reçoit alors un mail d'invitation, auquel sont associés les boutons [accepter], [provisoire] et [refuser] , qui lui permettent de répondre. L'initiateur de la réunion peut, à tout moment, voir la liste des réponses données par les participants. Dès que ces derniers ont accepté l'invitation, celle-ci est automatiquement notée dans leur agenda personnel d' Outlook .

Il faut, bien entendu, qu' Outlook soit installé sur chacun des postes des participants ; et elle est plus efficace si tout le monde se sert d' Outlook pour noter ses rendez-vous personnels.